Contexto
Un problema habitual de las empresas luego de implementar una solución ERP acorde a sus necesidades, es que carecen de un sistema eficiente de gestión y visualización de la información que este recopila. En la mayoría de los casos, esta problemática es delegada al departamento de informática quien termina dedicando gran parte de sus recursos a la construcción de reportes y estadísticas. De manera adicional al exceso de recursos destinados a esta labor, se genera una problemática asociada a la ausencia de una realidad única para el descubrimiento de “situaciones” o “hallazgos”; como cada ejecutivo elabora sus propios reportes en base a su propia información, muchas veces estos no coinciden con los de otras fuentes.
Algunos ejemplos típicos en los que existe poca claridad:
Cantidad de visitas que se han realizado a clientes
Cantidad de productos o servicios brindados
Cantidad de reposiciones realizadas
Ingresos o egresos de inventario a flujos de producción
A esta situación se debe agregar lo dificultosa que es la gestión gerencial sin datos frescos y a la medida. Sin embargo, los datos están.
El desafío
The Synergy Group es una empresa chilena dedicada a la ingeniería en olores, que luego de implementar SAP Business One se vio involucrada en las problemáticas antes mencionadas: a pesar de contar con los datos, la visualización de las operaciones se hacía bastante engorrosa. Dentro de su operación se incluye la venta y reposición de productos tanto industriales como semi-industriales para el control de olores, junto con servicios de asesorías y evaluación de impacto asociadas a esta misma temática.
Para resolver esta problemática, TSG realizó internamente un due diligence para seleccionar la herramienta apropiada. Esta actividad dio como resultado la adquisición de la suite Pentaho en su versión Enterprise. Adicionalmente se delegó a Cognus el desafío de diseñar e implementar una solución acorde a la necesidad en 5 semanas.
La solución
La solución propuesta por Cognus se basó en la implementación de un cubo OLAP de información con datos operacionales. Este cubo permitiría realizar análisis multidimensional y generar reportes de acuerdo a las necesidades expresadas.
Dentro de los grandes desafíos para Cognus en este proyecto destacamos la integración de datos con SAP, pues su modelo es bastante complejo de manejar. La herramienta Pentaho Data Integration (PDI) hizo esta tarea relativamente simple, permitiendo la construcción de un Data warehouse con dimensiones como producto, cliente, equipo, tiempo, entra otras.
Este esquema fue construido mediante rutinas de ETL programadas en PDI para correr diariamente.
La visualización de la información contenida en el Data warehouse fue desplegada en Pentaho Analyzer como plataforma de interacción con el usuario final (la interfaz fue customizada con graficas de la empresa). En ella podemos encontrar vistas analíticas del cubo y reportes estáticos especialmente diseñados para resolver las necesidades de TSG.
La interacción con el cubo es bastante simple: el usuario debe ingresar a una dirección web predeterminada en su explorador de internet. En él, y a partir de las dimensiones y medidas programadas, solo basta con arrastrar los atributos al centro del panel para formar tablas con la información que considere relevante.
Resultados y valor agregado de la solución
Mediante esta implementación es que ahora The Synergy Group posee capacidades mejoradas para el control de la gestión de operaciones. Cada usuario definido del sistema posee una cuenta con la que según su perfil o rol, tiene acceso a operar libremente en el cubo, a vistas predeterminadas, y/o a reportes estáticos. El potencial de exploración de datos es extremadamente potente, pues el sistema Drag and Drop que provee Pentaho Analyzer está diseñado para que el usuario haga sus análisis a la velocidad del pensamiento.
Dentro de los resultados concretos y valor agregado del proyecto destacamos:
Eficiencia de la gestión: Pentaho aporta mayor facilidad de análisis y control de gestión de las operaciones
Eficacia de la gestión: Pentaho, a través del cubo, permite identificar rápidamente oportunidades de mejora en la operación
Rapidez en los resultados: la velocidad con la que Pentaho permite hacer los análisis ahorra una cantidad importante de recursos humanos destinados a la elaboración de reportes, etc.
El proyecto ha tenido una excelente recepción y aprobación por parte de los usuarios finales y de alta gerencia, por cuanto se ha facilitado de manera considerable la gestión administrativa. El punto más relevante es que se han desarrollado importantes capacidades analíticas dentro de la empresa.