En el contexto de los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG) el Servicio Nacional de Turismo (SERNATUR) decidió adquirir una herramienta moderna de Workflow y Business Process Management (BPM), sobre la cual iniciar el proceso de modernización y digitalización de sus procesos. Mediante una competitiva licitación pública SERNATUR escogió el sistema de Workflow y BPMS de clase mundial Apia por sus modernas capacidades técnicas incluyendo funcionalidades de gestión documental, capacidades analíticas (BI), soporte de firma digital, integración con web services y sistemas legados.
SERNATUR decidió que la primera implementación sería el programa Chile Emprende. Este programa busca incentivar las distintas iniciativas de promoción, turismo y desarrollo regional a lo largo de Chile mediante proyectos de inversión. Tiene un presupuesto anual de aproximadamente 1.500 millones de pesos y sus procesos involucran a más de 100 profesionales a lo largo de todo el país. El desafío para Chile Emprende estaba en traspasar los procesos manuales de todas las iniciativas de inversión y gastos operacionales relacionados a una plataforma digital que les permitiera tanto tener un registro histórico de los procesos, como poder mejorar la gestión realizada sobre ellos. Se debía considerar que habría un fuerte requerimiento de manejo de gestión documental, donde una iniciativa de inversión podía tener más de 20 documentos adjuntos, incluyendo imágenes, documentos escaneados y planillas, entre otros.
En una primera etapa el equipo de consultoría de Cognus trabajó cercanamente con el equipo directivo del programa Chile Emprende, para entender los procesos y buscar la forma en que su digitalización y automatización pudiera simplificarlos o agregar valor a ellos. En total se identificaron 15 procesos centrales al programa, con más de 100 tareas ejecutadas por 10 roles distintos. Estos fueron analizados, modelados y rediseñados mediante diagramas de flujo, el diseño de formularios y la generación de la documentación asociada. Algunos procesos que vale la pena destacar son los asociados a las compras públicas, los cuales se modelaron según el proceso general de las instituciones regidas por la ley de compras públicas. Ello considera el registro de documentos involucrados con el sistema de Mercado Público. En particular se desarrollaron los procesos de diseño, licitación y formalización de iniciativas de inversión. Además se implementó un proceso de desarrollo y seguimiento de iniciativas, el cual permite al gestor de un proyecto especificar los distintos hitos y sub-hitos de un proyecto y en la medida del avance del proyecto, ir actualizando su estado de avance. En base a este estado de avance del proyecto, automáticamente se gatillan los procesos de pago asociados con los hitos completados.
Uno de los requerimientos del proyecto era poder implementar el programa Chile Emprende de manera integral en el menor tiempo posible. Inicialmente se había estimado una duración de 4 meses para su implementación, pero gracias a la facilidad de desarrollo de procesos de la herramienta Apia y a los esfuerzos conjuntos de Cognus y el equipo de Sernatur y Chile Emprende, el proyecto se pudo implementar en apenas 6 semanas. La plataforma se integró con el servicio de Microsoft Active Directory de SERNATUR y se instaló en un servidor virtualizado Linux (CentOS) sobre una base de datos PostgreSQL.
Una vez completada la implementación se inició la fase de testing de la aplicación y la capacitación a los usuarios finales e informáticos. Las capacitaciones a usuarios finales se realizaron a los directivos de Chile Emprende y a un conjunto pequeño de participantes del proceso, en modalidad Train the Trainer, como parte del período de marcha blanca de la plataforma. Durante este período se han rescatando nuevos requerimientos y mejoras que han sido incorporadas al proceso.
El proyecto ha tenido una buena recepción y aprobación por parte de los usuarios finales e informáticos. Para Chile Emprende este proyecto representa un importante paso en la automatización de sus procesos y simplificación de su gestión, lo cual permitirá sostener el crecimiento planificado del programa. SERNATUR ha destacado la buena relación y disponibilidad de Cognus durante el proyecto, asi como la facilidad de uso e implementación de procesos en la herramienta Apia. En ese contexto es que SERNATUR ha solicitado a Cognus desarrollar un nuevo proyecto que consiera la automatización del programa de Vacaciones Tercera Edad en Apia, proyecto que comenzará en Octubre de 2009.